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查新 FAQ

规章制度

一、负责科技查新、科研评价本地区其它高校图书馆的科技查新工作。
二、负责文献信息咨询、检索服务（机检、手检）。
三、负责文献传递（原文传递、馆际互借）、代查代检等工作。
四、负责与其他学校的资源共享工作。
五、负责图书馆馆藏电子资源的选择与采购，协调各方面的关系，保证电子资源在校园网的使用24小时不间断。
六、负责承担研究生和本科生文献检索课的任务，承担读者电子资源使用培训工作。
七、负责做好本部门各项服务工作的统计。
八、负责及时向馆领导反映读者的意见和建议。
九、完成馆领导交给的其它任务。

科技查新工作规范

一、顾客委托：委托人填写“查新项目委托书”，查新管理员在查新管理系统中登记、编号，并实施全过程动态管理。
二、查新员与委托方洽谈：查新员与委托项目负责人（或其技术代表）就课题技术领域和课题创新点进行洽谈。
三、确定项目技术要点与查新点：查新员（即项目技术要点和查新点编制人）在正确理解项目主题的基础上，拟定项目技术要点和查新点，拟订“科技查新合同”。
四、技术要点与查新点审查：查新审核员对查新员归纳、拟定的项目技术要点及查新点进行审查。
五、科技查新合同确认：“科技查新合同”经中心主任签字确认，交查新管理员办理合同登记后，送交委托方。查新管理员对合同的履行过程实施督促，并对合同的完成或变动情况留下记录。
六、检索：查新员首先进行手工预检索，在此基础上进行机检，并根据机检数据库收录年限，辅以手工检索进行补充，按规定对有关技术领域内的检索工具书和文献进行检索。
七、撰写查新报告：查新员根据手工检索和机检命中的相关记录和文献进行分析对比，在此基础上撰写查新报告。
八、审核：查新报告由审核员进行审核，科技查新审核员对《科技查新报告》最终检验结果负责，并在《科技查新报告》上签字。
九、归档：查新员将查新项目的全套文件，包括委托方提供的全部资料、查新过程中的各种记录、附件（一式二份）、查新报告原稿以及正式查新报告文件（一式三份），递交给查新管理员，其中完整资料一套存档。存档的质量记录由查新管理员建立卷宗目录，并维护查新管理系统。
十、交付报告：在查新管理系统中填写交付记录，负责与委托方结算查新费用，并办理合同终止登记。

科技查新工作流程图

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

科技查新工作实施细则

一、查新受理及范围
1. 对查新项目的受理，应根据《科技查新机构管理办法》和科技部颁发的《科技查新规范》，以及本所《科技查新规范实施细则》的有关规定，受理查新业务。有下列情况之一时，不得受理查新委托：1）查新项目所属专业超出本机构所承担查新业务的专业范围；2）缺少必要的数据库或文献资源；3）查新委托人不能明确列示查新题目下各个查新点；4）查新委托人不能出具与查新内容相关的技术资料。
2. 承担理工科类学科的科研项目立项、研究成果申报各级奖项的科技查新工作。包括立项前需要查新的；研究、开发、转化和技术转移过程中需要查新的；国家及地方有关规定要求查新的；其他需要查新的所有查新业务。
3. 查新数据库和手检检索工具、期刊和其他文献的范围，根据查新类别和查新专业范围确定。
二、查新工作程序
1. 查新人员（审核员、查新员）应指导查新委托人按要求填写查新项目委托书（查新合同），同时提交查新项目的科学技术资料、说明需要查新项目的科学技术内容特点（查新点或创新点）和要求。
2. 查新委托人应尽可能提供查新所需要的参考关键词（委托国内外查新的需提供中英文对照的查新关键词），参考文献，列出与查新项目密切相关的国内外文献。
3. 查新员在接受委托前，应对查新委托人的委托内容进行初步审核，确定委托人提交的资料是否存在缺陷；是否符合查新要求，判断查新委托人提交的资料内容是否真实、准确；判断查新委托人提交的查新要求是否能够实现；确认能否满足查新委托人的时间要求。
4. 查新员受理委托后，要认真了解查新项目的详细情况，包括检索目的、项目的主要特征、技术性能指标数据或发明点、创新点、技术进步等，并与委托方商定完成时间、联系方式等，最后签定查新项目合同。
5. 查新员根据用户委托要求及对其所提供的各种资料进行认真分析，通过参考委托人提供的关键词，确定检索词、检索范围和使用的检索工具、专业数据库，并构造检索策略，全面、准确地查出相关文献。
6. 查新员在完成检索后，应对检索结果进行筛选整理，选出与查新课题密切相关、一般相关的文献，并根据检索结果和分析阅读的需要，索取文献原文。密切相关文献应将原文全文复印件附在查新报告之后。
7. 查新员应围绕查新点对检索结果进行综合分析对比确定查新项目的新颖性，在此基础上撰写查新报告，并给出客观、公正的查新结论。查新报告应按规范要求编写。
8. 在查新检索过程中，查新员对所查项目的专业术语、技术核心存在疑问或把握不准，检索词、检索范围难以确定时，可咨询本所专业人员或通过自建专家数据库筛选同行专家，通过专家咨询解决相关问题。
9. 对一些难度大、专业性强，自己审核有难度的重大项目查新，也应聘请同行专家或查新咨询专家进行审核把关。
10. 查新报告完成后，应由具有高级技术职称的审核人员审定，查新员和审核员签名，并加盖教育部科技查新工作站专用章后方可生效。
11. 查新报告一式两份，一份连同附件材料一起交委托方，一份由查新单位存档。
12. 录入查新管理系统。
三、查新工作的管理
1. 查新员必须具有本科（含）以上学历，中级（含）以上专业技术职称，能熟练掌握检索技能，具有相关的专业知识和较宽的知识覆盖面，熟悉查新判断、分析的原则与要求，能对收集到的相关文献进行分析、整理与综合提炼，具备从事查新的能力；熟悉《科技查新机构管理办法》；接受过国家有关查新的正规培训，具有从事查新的资格；具有两年以上与查新相关的工作经历；具有一定的外语水平、计算机水平；具有良好的职业道德。职责为：查新员须负责查新的全过程，代表本查新机构处理查新委托等事宜并负责撰写查新报告；必要时与审核员协商后代表本机构选择合适的查新咨询专家。
2. 审核员除具有上述条件外，还必须具有高级专业技术职称。职责为：审核员须负责审查查新员所进行的查新程序是否规范；查新员确定的检索工具书、数据库选择是否合适；选择的检索词及分类栏目是否恰当；检出的文献是否为同类研究文献；可比文献是否恰当；查新员收集到的相关文献是否齐全；对提出的文献判读是否正确；查新结论是否客观和准确；查新报告是否规范，并向查新员提出审查意见。
3. 查新咨询专家由查新机构聘请；所聘请的查新咨询专家应当熟悉查新项目的科学技术内容；查新咨询专家实行回避制度，与查新项目有利害关系的任何人不得担任查新咨询专家。下列人员被视为与查新项目有利害关系。独立地向发出聘请的查新机构提出查新咨询意见；在向查新机构提供查新咨询服务（文字的或者口头的）时，应当客观、公正，不得掺杂私利；维护查新项目所有者的知识产权。
4. 查新项目的档案管理：项目档案包括查新合同、查新报告、查新项目的主要科学技术资料、查新咨询专家的书面咨询意见、查新人员的工作记录等。每一个查新项目的相关材料应当由该项目的查新员负责收集、整理、归档完成之后，所有关于该项目的材料应当及时移交档案登记簿，按照要求逐一清点验收、登记、并需经双方签字；查新档案的保管须有固定场所和专用保密文件柜，并由专人负责管理。管理年限一般为5年，逾期档案可予销毁，销毁档案须经所领导批准，并建立销毁登记；对查新项目应当使用计算机进行管理，每个项目的《科技查新报告》完成后录入到科技查新管理系统。
四、查新报告质量要求
1. 根据委托人的查新要求，对于国内查新项目，应以光盘检索、国内联机检索INTERNET网络检索等计算机检索为主，手工检索为辅；对于国内外查新项目，应在国内查新的基础上进行国外联机检索。特别对于通过光盘检索或专业数据库检索后，其检索结果为零或相关文献较少的查新项目，必需要经网络检索，以扩大检索范围，保证查全率。
2. 查新员在选择检索系统（主要针对联机检索）时，应尽可能选用功能齐全、费用经济、检索方法简便的系统，特别应注重网络检索数据库系统和我所开发的查新档案库、科技成果档案库、专家库和甘肃省医药卫生获奖成果库自建数据库等在检索中的应用。
3. 查新员选择好数据库后，应尽可能构造出准确表达查新委托人信息需求的检索式，以节省联机时间，降低检索费用。
4. 查新检索年限一般不得少于10年，必要时为15年或更长。每个查新项目必须检索8-10个综合性和专业性数据库及检索刊物，并对其相关学科的核心期刊现刊进行手检，每个项目须检索相关现刊8-10种以上，以便与查新课题进行对比分析。
5. 每一个查新项目需由2名查新员共同完成。查新检索时间一般为7-10天。
6. 对检索结果为零的查新项目，在出具报告之前，查新人员应和委托方共同商讨，重新审核检索词、检索范围、年限、检索策略是否正确，并要求再次进行检索，有必要时应提交专家咨询组审查并作出最终结论。
7. 查新结论应包括检索到的相关文献数量、文献分布情况概述和综合比较分析，对密切相关文献或主要相关文献应进行分析比较，围绕查新点说明与所查课题相同、相似或不同之处，最后写出查到与课题相同、相似的文献或未查到相同文献及对查新项目新颖性的判断结论。
8. 查新员撰写的每一个查新结论，都应当以文献为依据，符合实际，不包含任何个人偏见；不能使用、依赖没有充分依据支持的、关于某些特征的结论和判断；也不能使用、依赖未经充分依据支持的、认为这些特征综合在一起可能会使查新结论最好化或者最差化的判断。
9. 查新报告中应对所检数据库和工具书命中的相关文献情况进行简单描述，应根据所检出文献的相关程度，按照从密切到一般的次序将相关文献以题录或文摘的格式依次排序列出;对所列出的主要相关文献在报告中应进行简要描述,一般可用原文中的摘要或利用原文中的摘要进行抽提。每个查新报告必须附上密切相关文献或主要相关文献的原文3-5篇以上。
10. 查新报告应当采用描述性写法，使用规范化术语，文字、符号、计量单位应当符合国家现行标准活规范要求；不得使用含意不清、模棱两可的词句；应当包含足够的信息，使得查新报告的使用者能够正确理解。
11. 建立用户(委托单位)意见反馈制度。凡委托单位或委托人在拿到《查新报告》一段时间后，均需填写意见反馈表，写明对《查新报告》的满意程度，提出需改进的意见或建议等，查新机构应虚心听取意见，提高工作水平，确保查新质量。
12. 据检索结果作出的查新结论，要征求用户意见，如委托单位或委托人对查新报告的内容及结论持有异议，可将意见及有关旁证材料提供查新机构要求复查。查新机构应认真听取意见。如委托单位或委托人的意见正确，查新机构应免费重查并修改查新报告。如查新机构经研究仍坚持原结论时，委托单位或委托人可向查新机构的主管科技部门提出申诉。上级主管部门仲裁确属查新工作质量不合格时，查新机构应退回全部查新费用，委托单位可转向其它查新机构另行查新。如仲裁认为不属于查新工作质量问题，则复查的有关费用由申请复查的委托单位或委托人负担。
五、保密与回避制度
1. 查新机构要遵守有关保密法令和规定，并与委托单位商定保密的具体范围和内容，对委托方提出的资料涉及的保密内容应予以保密。涉及保密内容的查新报告，要以保密件邮递和存档。对查新机构不负责任、敷衍了事、丢失科学技术资料、泄露查新项目的科学技术秘密的行为等，查新委托人有权向各级科学技术行政部门反映。因查新机构的过错造成损失的，查新委托人有权依法索取赔偿。
2. 查新机构要遵守回避制度，不得承担参予项目的查新，在聘请有关专家进行查新咨询时，也要回避与项目或成果有关的专家。查新委托人有权向查新机构推荐查新咨询专家，明示不宜作为查新咨询专家的个人名单或者作为专家来源的组织，供查新机构在选择查新咨询专家时参考，但不得影响查新机构选择查新咨询专家的自主权。
六、查新信息资源及设备建设
1. 保证二次文献资源的建设，注重光盘数据库、联机情报检索及网络系统建设、维护与更新，同时注意及时订购新创的国内相关数据库或印刷本检索工具。必须逐年加强藏书与中外文期刊资源的建设。连续订购联机数据库和服务。
2. 查新站建立自己的主页，在主页上提供与查新业务相关的各种法规制度。并联接本馆订购的各种网络数据库和互联网上的免费科技文献网站。联接国内其他查新站得主页。维护管理好
3. 保证硬件设备的建设，每位工作人员具备一台性能良好的直上国际互联网的工作用机。同时查新工作站还应具备查新工作需求的其他设备如传真机、复印机、扫描仪等。
七、查新工作收费
1. 查新业务实行有偿服务。查新费用的确定应当按照当地物价部门的有关规定执行；规定不明确的由双方协商，合同约定。查新工作费用按三部分核收，一是查证服务费用；二是实际检索费用；三是《报告》的打印费用。一项查新任务确定委托后，应先交付费用，约为预估费用的二分之一，任务完成后，应补齐全部费用。查新单位收齐费用后，方得将查新报告交付委托方。
2. 查新工作收费标准，参照社会标准价格，由兰州大学图书馆制定。
　

馆际互借与原文传递服务工作规范

1、向本馆读者提供与本馆有馆际互借关系的图书馆的借书服务，对于校外读者在服务前必须收取押金。
2、原文传递（非返还式）服务内容为通过文献资源共享协作单位，向读者提供中外文图书、科技报告、报刊、电子文献等以复印后邮寄、直接下载、电子邮件传递等方式的委托性服务。
3、接受委托借阅信息，通过馆际合作单位为读者提供借书或者原文传递服务。
4、服务流程为：
（1）接受读者申请单，并审核填写内容；
（2）确认读者所需文献为本馆缺藏。
（3）查询馆际合作单位的馆藏目录。
（4）把请求传给借出馆。
（5）借出馆向借入馆答复借出文献数量、经费及借入馆名称；
（6）负责按借出馆所需经费要求向读者索取成本费。
（7）文献到馆后进行登记并通知读者。
（8）返还式文献在借期到时，通知读者还会并寄还借出馆。
5、属CALIS成员馆的文献传递，按CALIS管理中心文献传递收费标准收费，其它馆的文献传递按具体馆际合作单位规定收费。

“文献信息检索课”教学工作规范
一、文献信息检索课的教学工作由查新中心负责。
二、文献检索课时按照教务处的教学计划执行（包括考试或考核），其中理论教学课时与实习课时比例为1：1。
三、文检课的教学工作由中级以上职称、业务水平较高且具有一定教学经验的业务人员兼职担任。每周给予一定的备课和批改作业时间。
四、文检课的教学工作要严格执行学校课程教学的有关规定，认真撰写教学大纲，精心设计教学方案，定期召开教学研究和教学方法讨论会，组织课程组教师认真讨论合并后课程的教学内容和实验特点，研究如何在大幅度压缩学时的情况下高水平地执行教学计划，完成教学任务。
五、文献检索课教学除教材规定范围外，教学人员要及时掌握最新的信息资源和服务项目作为教学内容补充到教学活动中去。
六、注意教学情况的信息反馈，定期征求学生的意见和建议，分析和研究学生的基本意见和要求，运用多种教学方法，不断改进和提高教学水平和教学效果。
七、加强CAI课件建设，采取自制和引进相结合的方式，完善教学手段。
八、编写《医学文献检索》课程的实习教学大纲及相关实验教材。
九、对每次考试或考查结果进行卷面分析，并且提出改进措施。
十、建立综合性学科及医学专业文献检索试题库。
十一、课程带头人和学术梯队进行慎重的考查，让教学经验丰富和教学效果良好的教师担任课程负责人，同时有计划的配备基础扎实、素质好、具有培养前途的青年教师参加课程建设学科组。
十二、每学期文检课教学工作结束后要撰写教学总结，向教务处报告学生成绩单。教学总结报主管馆长审阅后存档；学生考试成绩单一式两份，一份送交各院系本科生和研究生秘书处，一份连同考试试卷一同保存、存档。

文献信息咨询工作规范

1、接待并答复读者通过到馆、电话、Email、BBS、意见与建议等方式提出的关于利用图书馆的各种问题。
2、对各种途径的咨询问题进行登记、填写"咨询单"，内容包括：值班员姓名、值班日期、咨询方式、咨询问题、问题解答、完成时间、读者反馈、问题交接。"咨询单"应逐项填写，不得有空；字迹工整、表述清晰，并作出明确解答。
3、对到馆咨询的读者给予明确答复，或引领到相应的咨询员。
4、对读者E-mail咨询的问题，即时予以确认，保证在2个工作日内回复。
5、对读者电话咨询的问题，即时予以答复，或直接告知相关咨询员的姓名和联系方式、如果不能在规定时间内答复，告诉读者原因，并确定最后回复时间。
6、对于具有具体性、广泛性的问题在图书馆的BBS给予回复。
7、对于无法找到合适答案的问题，告知读者其他查找途径。
8、定期分析读者咨询问题，将带有倾向性和普遍性的读者意见反馈给馆长。
9、了解和掌握全校教学和科研计划，尤其重点科研课题的情况，有针对性地收集有关信息。，开展专题和定题咨询服务。
9、严格保护提问用户的隐私。
　