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兰州大学科技查新工作管理制度
法规制度

一、本查新站遵照执行科技部制定的《科技查新机构管理办法》和《科技查新规范》。参照执行科技部推荐的《查新程序》、《查新质量评价指标》。使用科技部推荐的查新合同及查新报告格式。遵照执行科技部、国家奖励办、教育部科技发展中心有关科技查新工作的法规、政策、管理办法和规定。 

二、学习并遵照执行以下与科技查新相关的法律法规:《科技技术成果鉴定办法》、《科学技术保密规定》、《国家科学技术奖励条例》、《中华人民共和国合同法》、《技术合同认定登记管理办法》、《关于促进科技成果转化的若干规定》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国科学技术进步法》、《中华人民共和国知识产权法》、《中华人民共和国专利法》。 

三、当某一科技计划就本计划课题申报和鉴定时出具查新报告有明确的要求时,且这些要求与以上各种法规制度不相矛盾时,可按该计划的查新要求来出具查新报告。其它科研管理部门、行政机构、用户不能影响查新工作的独立性和客观性,查新站可不接受其不合理要求。

组织结构

四、兰州大学查新站接受教育部科技发展中心成果专利处的资质审查、年检及业务领导。

五、兰州大学科技查新工作领导组,由主管副校长担任组长,负责宏观领导科技查新工作以及协调科技查新工作与学校其他相关职能部门协作发展。成立了涵盖工科、理科、医科和农学专家组成的“科技查新专家咨询组”。负责解答查新过程中涉及到的专业难点,同时对科技查新工作和质量进行监督,保证科技查新工作朝着健康有序的方向发展。查新中心定期邀请专家开办专业学术讲座并指导与科技查新有关的学术研究。

六、兰州大学查新站设站长一名,由图书馆馆长兼任;副站长一名,由主管副馆长担任;查新站站长负责查新工作的总体管理及协调,查新站下设兰州大学科技咨询与成果查新中心,主任和副主任各一名,负责查新的工作条件、业务开展、监督、调度、质量控制等日常管理。      查新项目实行三级管理制,查新员、审核员、咨询专家。查新员负责查新全过程,听取审核员的修改意见,与审核员共同选择咨询专家并向咨询专家请教。审核员对查新程序、文献资源、检索词、相关度、对比分析、查全率及查准率、查新结论等方面进行审查并提出修改意见。咨询专家就查新项目的技术内容提供相关背景资料、文献线索、新颖性判断。

七、建立包括查新人员资格、查新保密制度以及查新档案管理和查新资源保障等相关的制度。建立完善的监督检查机制,首先,查新中心定期通过以下方面自查:1、用户反馈意见的对照、改进。2、科技查新专家咨询委员会的监督。3、科技主管部门对查新工作的管理和指导意见。其次,每年接受图书馆年终考评以及接受教育科技发展中心年检。

八、根据查新程序和工作内容建立“查新质量评价指标体系”,一方面查新人员、科技人员自我评价查新质量,另一方面主管部门监督检查时起到指导和参考作用。

九、作为图书馆的一个职能部门,日常经费定期投入。同时,学校主管部门如科研部门也投入一定经费支持。

查新人员管理

十、查新员、审核员应当履行的职责:
《科技查新规范》第6部分规定,查新员、审核员应当履行以下职责:
1、查新员、审核员应当遵守国家、地方的法律法规,遵守《科技查新机构管理办法》、《科技查新规范》和所在机构的内部规章制度,接受所在查新机构的领导,并对其负责。
2、查新员负责查新的全部过程,代表查新机构处理查新受托等事宜;必要时与审核员协商后代表查新机构选择合适的查新咨询专家。
3、与审核员协商后,查新员负责撰写查新报告。
4、审核员负责审查查新员所进行的查新程序是否规范;查新员确定的检索工具书、数据库选择是否合适;选择的检索词及分类栏目是否恰当;检出的文献是否为同类研究文献;可比文献是否恰当;查新员收集到的相关文献是否齐全;对提出的文献判读是否正确;查新结论是否客观和准确;查新报告是否规范,并向查新员提出审查意见。

十一、查新员、审核员应当具备的条件
  查新员是指具有中级(含)以上专业技术职称和查新资格,负责查新全部过程的查新人员。审核员是查新审核员的简称,是指具有高级专业技术职称和查新资格,负责审核查新员所做的查新工作是否规范,并向查新员提出审核意见的查新人员。《科技查新规范》第6部分中对查新员、审核员应当具备的条件进行了规定。同时还规定:对一项查新事务,查新机构应当确定专职查新员和审核员。
1、查新员应当具备的条件
(1)拥护《中华人民共和国宪法》;
(2)遵守国家法律和社会公德;
(3)具有相关的专业知识并具备较宽的知识覆盖面,熟悉查新判断、分析的原则与要点,能对收集到的相关文献进行分析、整理与综合提炼,具备从事查新的能力;
(4)熟悉《科技查新机构管理办法》和《科技查新规范》;
(5)接受过国家有关查新的正规培训,具备从事查新的资格;
(6)具有两年以上与查新相关的工作经历;
(7)具有一定的外语和计算机水平;
(8)具有良好的职业道德;
(9)本科(含)以上学历,具有中级(含)以上专业技术职称。
2、审核员应当具备的条件
(1)拥护《中华人民共和国宪法》;
(2)遵守国家法律和社会公德;
(3)具有丰富的相关专业知识和宽阔的知识覆盖面,熟悉查新判断、分析的原则与要点,能对收集到的相关文献进行分析、整理与综合提炼,具备从事查新的能力;
(4)熟悉《科技查新机构管理办法》和《科技查新规范》;
(5)接受过国家有关查新的正规培训,具备从事查新的资格;
(6)具有三年以上查新工作经历;
(7)具有较高的外语和计算机水平;
(8)具有良好的职业道德;
(9)本科(含)以上学历,具有高级专业技术职称。

十二、查新咨询专家应当具备的条件及行为规范
1、查新咨询专家应当具备的条件
《科技查新规范》第7部分规定,查新咨询专家应当同时具备以下条件:
(1)拥护《中华人民共和国宪法》;
(2)遵守国家法律和社会公德;
(3)对查新项目所属专业有较丰富的理论知识和实践经验,熟悉国内外该领域科学技术发展的状况,在这一领域具有一定的权威性;
(4)熟悉查新判断、分析的原则与要点;
(5)具有严谨的科学态度、良好的职业道德
2、查新咨询专家的行为规范
 《科技查新规范》第7部分规定:查新咨询专家应当遵守国家法律法规,坚持实事求是、科学严谨的态度参与查新,不得违法失职、徇私舞弊、弄虚作假,在此前提下,还应当遵守以下行为规范。
(1)独立地向发出聘请的查新机构提出查新咨询意见。
(2)在向查新机构提供查新咨询服务(文字的或者口头的)时,应当客观、公正,不得掺杂私利。
(3)维护查新项目所有者的知识产权。关于查新项目的所有材料应当全部退还查新机构,不得向其他组织或者个人扩散,不得非法占有、使用、提供、转让他人的科技成果。
(4)不得向查新机构明确指定的人以外的组织或者个人披露关于查新项目的科学技术内容和查新结论。
(5)不得以个人身份接触查新委托人、成果完成人、成果使用者(购买方、受让方)、课题组成员、课题下达者或者课题委托者,如确需核实补充某方面信息,可向查新机构提出要求。
(6)不能使用、依赖没有充分依据支持的、关于某些特征的结论和判断;也不能使用、依赖未经充分依据支持的、认为这些特征综合在一起可能会使查新项目的查新结论最好化或者最差化的判断。
(7)应当在与查新机构商定的时间内完成查新咨询事务。
(8)提供的查新咨询意见(无论是书面的,还是口头的)应当清晰、准确地反映查新项目及其相关情况的实际,不得误导。查新咨询意见应当包含足够的信息,使得查新机构能够正确理解。
(9)、不得以各种方式收取查新机构之外的任何组织、个人提供的有关查新的咨询费或者有价物品。

十三、科技查新人员工作职责
1、负责科技查新、科研评价及带动本地区其它高校图书馆的科技查新工作。
2、负责文献信息咨询、检索服务(机检、手检)。
3、负责学科服务、情报研究工作。
4、负责代查代检等工作。
5、负责与其他学校的资源共享工作。
6、负责图书馆馆藏电子资源的使用咨询,协调各方面的关系,保证电子资源在校园网的使用24小时不间断。
7、负责承担部分研究生和本科生文献检索课的任务,承担读者电子资源使用培训工作。
8、负责做好本部门各项服务工作的统计。
9、负责及时向馆领导反映读者的意见和建议。
10、完成馆领导交给的其它任务。

十四、科技查新站接待人员守则
1、查新接待人员由查新主管担任,负责接洽校内外的科技查新课题并与委托人保持联系。与委托人交流时应以热情、认真的态度,高质量的服务水平接待每一位用户 ,详细解答查新范围、收费标准、查新程序、完成时间等各种咨询问题。 
2、查新接待人员受理查新委托,审定查新项目是否属于查新范围,专业是否属于本站受理范围,委托人提交的资料是否完整。 
3、指导用户填写查新委托书, 要求查新目的明确、重点突出、技术要点清晰、查新点明确,并与用户当面交谈,详细了解查新项目的实质内容、课题背景和技术要点。 
4、 查新接待人员在详细了解课题内容和技术要点后,可根据课题特点和查新人员专业特长、工作量情况等安排相应查新员进行查新,也可与查新员共同与用户沟通交流掌握课题内容,共同制定检索策略等。 
5、认真做好课题登记、编号和工作记录等。

十五、人员培训
凡国家奖励办和教育部组织的查新培训班,本查新站将派查新人员参加,争取使所有查新人员参加培训,并获得资格证书。查新站每年召开查新工作研讨会,参会人员包括本站所有查新人员同时邀请本地区从事科技查新的相关人员参加。学习内容包括有关查新的法律法规,兄弟查新单位的先进经验,交流查新体会,同时邀请查新咨询专家进行科研讲座。鼓励查新人员撰写查新方面的学术论文,图书馆以政策形式给于研讨会会务费支持。进行必要的业务考试以提高查新、检索、外语等综合水平。

查新档案管理与保密制度

十六、科技查新档案管理 
科技查新档案管理,是科技管理工作的重要组成部分。为使科技查新工作进一步科学化、规范化、标准化,加强科技项目查新咨询档案的管理,根据《科技查新规范》中查新档案管理的相关规定,特制定本档案保管规则如下: 
1、档案管理内容: 
档案管理分为文书档案和项目档案两大类。
(1)文书档案包括:上级下发给查新机构的各种有关查新的办法、规定、规范、细则等,查新机构制定的各种有关查新的规章制度,查新机构的年检材料和查新工作总结,查新项目登记簿,查新咨询专家数据库和有关业绩材料,以及查新人员在工作中所获成果、发表的著作和论文等有关资料。 
(2)项目档案包括:查新合同、查新报告、查新项目的主要科学技术资料、查新咨询专家的书面咨询意见、查新人员的工作记录等。 
2、档案管理要求: 
(1) 查新咨询档案属机密性档案,必须指定专人保管。 
(2) 每一个查新项目的相关材料由该项目的查新受理人负责收集、整理、归档。查新完成之后,所有关于该项目的材料应当及时移交档案管理专员,档案管理专员应当建立档案登记簿,按照要求逐一清点验收、登记,并需经双方签字。 
(3)查新档案立卷保管,文书档案类按照年度归档,项目档案类按年度编号立卷,分别按一定标准装入档案袋专柜存放,并进入兰州大学查新站查新管理系统存电子文档。 
(4) 查新档案的保管须有固定的场所、专用保密文件柜和专用计算机,并由专人负责管理。 
(5) 近五年的查新咨询档案一律不外借。有关人员要查阅五年前的档案资料,须经查新工作负责人批准,办理查阅手续,查阅后,应及时归还。查阅人员必须在指定地点查阅,不准在档案材料上圈点或写字,不得拆卷阅览。 
(6) 查新人员按档案管理部门要求,及时将查新项目的资料、查新合同、查新报告及其附件、查新咨询专家意见、查新员和审核员的工作记录、查新反馈意见等存档并进行计算机档案管理,及时将查新报告登录到国家查新工作数据库。  
(7)档案管理人员和其他有关人员必须本着高度负责的精神,严格遵守本档案保管制度如出现档案遗失、泄密、损毁将追究当事人的责任并严肃处理。

十七、保密制度
1、为加强科技查新(以下简称查新)技术秘密的保护与管理工作,兰州大学科技查新工作站根据《中华人民共和国保守国家秘密法》和《中华人民共和国科学技术进步法》,特制定本保密制度。 
2、科学技术保密工作既要保障国家科学技术秘密的安全,又要促进科学技术的发展,有利于解放和发展。
3、查新工作人员应加强保密教育,认真学习、贯彻、执行保密工作的方针、政策和法律、法规,落实各项保密措施,并定期检查,切实作好保密工作。 
4、需要保密的查新课题,特别是涉及知识产权和专利的查新项目,委托查新单位/个人要在《兰州大学科技查新委托单》上写明密级,同时查新人员承诺对查新委托人的成果和所提供的各种资料的保密。 
5、查新机构及其工作人员有责任维护查新项目委托人所有者的知识产权,不得非法占有、使用或者向他人披露、转让查新项目所有者的科技成果。查新机构及其工作人员应按照合同保守一切与委托查新单位 /个人申报项目有关的秘密,不得向任何人泄露查新项目的科学技术秘密和查新结论。除以下人员和机构外: 
(1)查新委托人或者由查新委托人明确指定的人(或机构); 
(2)法律、法规允许的第三方(如省、自治区、直辖市的科学技术行政部门,国务院有关部门、直属机构、直属事业单位的科技成果管理机构等); 
6、按照相关保密规定 ,妥善保存密级查新项目的原始记录、《兰州大学科技查新委托单》、《科技查新报告》等档案材料,直到解密日期。 
7、查新单位使用计算机存贮、传输、处理已确定密级的科学技术资料(信息),应按照保密有关法规、规定采取相应保密技术措施。 
8、在实施查新保密过程中,如发现有关秘密可能泄露或已经泄露时,应当予以制止,并立即采取补救措施,避免或减轻损害后果。事后应按有关规定上报有关保密工作部门,及时查处泄密事件,对于违反者取消查新资格,触犯有关法律者,须承担法律责任。

查新项目管理

十八、查新项目分类:
国际鉴定查新,查新目的是课题鉴定或报奖,文献检索范围是国内外各种类型文献。国内鉴定查新,查新目的是课题鉴定或报奖,文献检索范围是国内各种类型文献。国际立项查新,查新目的是申报课题,查新范围是国内外各种类型文献。国内立项查新,查新目的是申报课题,查新范围是国内各种类型文献。专利文献查新,查新目的是申报863等项目,查新范围是国内外专利文献。其它查新,根据某一项目课题申报指南规定的查新要求。

十九、查新工作规范:
1、顾客委托:委托人填写“查新项目委托书”,查新管理员在查新管理系统中登记、编号,并实施全过程动态管理。
2、查新员与委托方洽谈:查新员与委托项目负责人(或其技术代表)就课题技术领域和课题创新点进行洽谈。 3、确定项目技术要点与查新点:查新员(即项目技术要点和查新点编制人)在正确理解项目主题的基础上,拟定项目技术要点和查新点,拟订“科技查新合同”。
4、技术要点与查新点审查:查新审核员对查新员归纳、拟定的项目技术要点及查新点进行审查。
5、科技查新合同确认:“科技查新合同”经中心主任签字确认,交查新管理员办理合同登记后,送交委托方。查新管理员对合同的履行过程实施督促,并对合同的完成或变动情况留下记录。
6、检索:查新员首先进行手工预检索,在此基础上进行机检,并根据机检数据库收录年限,辅以手工检索进行补充,按规定对有关技术领域内的检索工具书和文献进行检索。
7、撰写查新报告:查新员根据手工检索和机检命中的相关记录和文献进行分析对比,在此基础上撰写查新报告。
8、审核:查新报告由审核员进行审核,科技查新审核员对《科技查新报告》最终检验结果负责,并在《科技查新报告》上签字。
9、归档:查新员将查新项目的全套文件,包括委托方提供的全部资料、查新过程中的各种记录、附件(一式二份)、查新报告原稿以及正是查新报告文件(一式三份),递交给查新管理员,其中完整资料一套存档。存档的质量记录由查新管理员建立卷宗目录,
10、交付报告:在查新管理系统中填写交付记录,负责与委托方结算查新费用,并办理合同终止登记。

二十、反馈制度:在兰州大学科技查新管理中建立反馈意见调查表单,用户自愿填写。同时定期通过电话调查、 E-Mail调查、网络查询了解用户及专家对查新报告提出的意见,以及用户对查新员工作质量及工作态度的反馈意见。每年(一般在次年初)进行一次反馈调查,对全年所作查新报告按类排列,调查内容有三方面,一是立项课题是否获得项目,鉴定课题是否通过鉴定,是否获奖。二是用户及专家对查新报告提出了什么意见。三是对查新员工作质量及工作态度的反馈意见。调查方法,电话调查、E-Mail调查、通信调查、网络查询。每年汇总用户反馈意见,存档并作为制定出下一年度工作的完善措施。

查新文献资源建设

二十一、凡科技部、国家奖励办、教育部科技发展中心编辑的有关科技查新方面的工具书、文件汇编、手册应及时购买,与查新业务相关的图书及期刊,包括情报检索、科研管理与评价、科技创新理论、科学技术史、科技动态类等,列出采访计划,提交本馆采编部购买添置。 

二十二、连续订购美国 DIALOG公司的数据库和服务。 

二十三、查新站建立自己的主页,在主页上提供与查新相关的各种法规制度。并链接与查新相关的网站,如科技部、国家奖励办、教育部科技发展中心、国家重大科研计划网站、各级科研管理部门网站。同时,链接本馆订购的各种网络数据库和互联网上的免费科技文献网站。链接国内其它查新站的网站。

查新收费与管理

二十四、教育部科技查新工作站兰州大学站是教育部认定的有偿科技查新机构,科技查新工作严格执行科技部《科技查新规范》,收费根据教育部“教技发函(2003)24号”文件及教育部科技发展中心对查新收费标准与工作日的调整建议并参照同类查新单位标准,同时经过上级主管部门同意以及校财务部门的价格听证。

二十五、收费内容包括:国际联机检索成本费、检索费、报告费、加急费和复本量费。收费要有明细表,每笔收费要登记交款单位、付款人,课题名称、收费金额及查新员,所收款项悉数上交。 

二十六、查新收费由专人管理,查新人员不得涉及具体财务结算事宜,不得收受查新费以外的任何费用。查新收费收入单独列账,并于年末通报查新站收支情况,收费全部上缴学校。
 

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